Rechtliches
Software-as-a-Service-Vertrag ScanQM
(1) Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Nutzung des Dienstes ScanQM, einschließlich der Web-Anwendung unter scanqm.com und ihrer Mandanten-Subdomains sowie der mobilen Anwendungen für iOS und Android.
(2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen. Der Kunde versichert mit Vertragsschluss, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.
(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
(4) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung dieser AGB.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine cloudbasierte Software-Lösung zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Dokumentation wiederkehrender Kontroll-, Reinigungs- und Wartungsprozesse zur Verfügung. Funktionsumfang im Überblick:
(2) Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Plan (vgl. § 5). Die jeweils aktuellen Funktionsbeschreibungen sind unter scanqm.com einsehbar.
(3) Der Anbieter behält sich vor, den Dienst weiterzuentwickeln und Funktionen hinzuzufügen, zu verändern oder zu entfernen, soweit hierdurch die wesentlichen Leistungsmerkmale nicht beeinträchtigt werden und dies für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Änderungen werden mit einem Vorlauf von mindestens 30 Tagen angekündigt.
(4) Der Anbieter schuldet keine Anpassung des Dienstes an individuelle Wünsche des Kunden, soweit nicht ausdrücklich vereinbart.
(1) Die Darstellung des Dienstes auf scanqm.com stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
(2) Mit Absenden des Registrierungsformulars und Bestätigung der Anmeldung gibt der Kunde ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt zustande mit der Bestätigung durch den Anbieter (in der Regel per E-Mail nach erfolgreicher E-Mail-Verifizierung und Freischaltung der Mandanten-Instanz).
(3) Der Vertragstext wird vom Anbieter gespeichert. Der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail.
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden den Dienst über das Internet zur Verfügung. Der Übergabepunkt ist der Router-Ausgang des Rechenzentrums des Hosting-Dienstleisters.
(2) Der Anbieter strebt eine durchschnittliche Verfügbarkeit des Dienstes von 99,0 % im Jahresmittel an, gemessen am Übergabepunkt. Ausgenommen von der Verfügbarkeit sind angekündigte Wartungsfenster, Ausfälle aufgrund höherer Gewalt sowie Störungen, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen (z. B. Internetstörungen, Ausfälle bei Upstream-Anbietern).
(3) Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt. Geplante Wartungen mit absehbarer Beeinträchtigung werden mindestens 48 Stunden vorher per E-Mail angekündigt.
(4) Notwendige Sicherheits-Updates können ohne Vorankündigung eingespielt werden.
(5) Die Verfügbarkeit der mobilen Anwendungen hängt zusätzlich von den jeweiligen App-Stores (Apple App Store, Google Play) ab; Störungen dieser Plattformen liegen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters.
Der Dienst wird in folgenden Plänen angeboten:
| Plan | QR-Zonen | Standorte | Servicekräfte | Preis (netto) |
|---|---|---|---|---|
| Beta | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | kostenlos (60 Tage) |
| Trial | 5 | 1 | 3 | kostenlos (30 Tage) |
| Starter | 10 | 3 | 5 | 29,00 €/Monat oder 319,00 €/Jahr |
| Pro | 100 | 20 | 20 | 79,00 €/Monat oder 869,00 €/Jahr |
| Enterprise | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | 149,00 €/Monat oder 1.639,00 €/Jahr |
Der jeweils aktuelle Funktionsumfang pro Plan ist unter scanqm.com abrufbar. Der Anbieter führt die Umsatzsteuer-Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG; Preise enthalten keine Umsatzsteuer. Bei einem künftigen Wechsel in die Regelbesteuerung wird der Anbieter den Kunden rechtzeitig informieren; die Preise können sich dann um die gesetzliche Umsatzsteuer erhöhen.
(1) Der Beta-Plan wird für einen Zeitraum von bis zu 60 Tagen kostenfrei bereitgestellt und dient ausschließlich Test- und Evaluationszwecken.
(2) Der Dienst wird im Beta-Plan „wie besehen" zur Verfügung gestellt. Eine Verfügbarkeitsgarantie nach § 4 Abs. 2 gilt nicht. Die Haftung des Anbieters ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt (vgl. § 11).
(3) Der Anbieter kann den Beta-Plan jederzeit anpassen, einschränken oder einstellen. Daten aus dem Beta-Plan werden bei Ablauf, sofern kein Übergang in einen kostenpflichtigen Plan erfolgt, nach 30 Tagen gelöscht.
(1) Der Trial-Plan wird neuen Kunden einmalig für einen Zeitraum von bis zu 30 Tagen kostenfrei zur Verfügung gestellt. Eine Verlängerung oder erneute Inanspruchnahme durch denselben Kunden ist ausgeschlossen.
(2) Mit Ablauf der Trial-Periode wird der Account in den Read-Only-Modus versetzt, sofern der Kunde nicht zuvor einen kostenpflichtigen Plan gebucht hat. Daten werden nach 30 weiteren Tagen gelöscht, sofern kein Übergang in einen kostenpflichtigen Plan erfolgt.
(1) Ein Wechsel in einen höherwertigen Plan ist jederzeit möglich und wird sofort wirksam. Der Anbieter berechnet die Preisdifferenz anteilig für die laufende Abrechnungsperiode.
(2) Ein Wechsel in einen niedrigeren Plan wird zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode wirksam. Der Kunde stellt sicher, dass die im Zielplan gültigen Limits (QR-Zonen, Servicekräfte, Standorte) eingehalten werden. Andernfalls ist der Anbieter berechtigt, überzählige Datensätze nach vorheriger Aufforderung in den inaktiven Zustand zu versetzen.
Der Anbieter kann optionale Zusatzmodule (Add-Ons) gegen gesonderte Vergütung anbieten. Die Buchung erfolgt innerhalb der Mandanten-Instanz. Für Add-Ons gelten diese AGB entsprechend.
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt der Buchung gültigen Preise gemäß § 5.1. Sämtliche Preise sind Netto-Preise in Euro. Eine Umsatzsteuer wird nach § 19 UStG nicht ausgewiesen.
(2) Die Rechnungsstellung erfolgt vor Beginn der jeweiligen Abrechnungsperiode (monatlich oder jährlich vorab). Bei Buchung während einer laufenden Abrechnungsperiode wird die Vorausvergütung anteilig berechnet.
(3) Rechnungen werden elektronisch per E-Mail an die vom Kunden angegebene Rechnungsadresse übermittelt. Der Kunde erklärt sich mit der elektronischen Rechnungsstellung einverstanden.
(4) Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage netto ab Rechnungsdatum.
(5) Akzeptierte Zahlungsmittel werden im Buchungsprozess und auf der Rechnung angegeben (insbesondere Banküberweisung; weitere Zahlungsarten wie SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte können verfügbar gemacht werden). Bei Einsatz eines externen Zahlungsdienstleisters (z. B. Stripe Payments Europe Ltd.) wird der Kunde gesondert informiert; es gelten ergänzend die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.
(6) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt:
(7) Eine Aufrechnung des Kunden ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Ein Zurückbehaltungsrecht steht dem Kunden nur insoweit zu, als sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
(8) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise einmal pro Kalenderjahr mit einer Ankündigungsfrist von 60 Tagen anzupassen. Bei Preiserhöhungen von mehr als 10 % hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Änderung.
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, den Dienst für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen.
(2) Eine Überlassung an Dritte ist nur im Rahmen des bestimmungsgemäßen Gebrauchs zulässig (z. B. Nutzung durch eigene Beschäftigte oder Subunternehmer des Kunden im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung).
(3) Der Kunde verpflichtet sich, den Dienst nicht missbräuchlich zu nutzen, insbesondere:
(4) Der Kunde ist allein verantwortlich für die in den Dienst eingestellten Inhalte und Daten. Er stellt sicher, dass die Eingabe und Verarbeitung dieser Daten in seiner Mandanten-Instanz rechtmäßig erfolgt, insbesondere nach DSGVO, BDSG und anwendbarem Arbeits- und Mitbestimmungsrecht.
(5) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen Nutzung des Dienstes durch den Kunden oder einen Verstoss gegen die Pflichten aus diesem § 7 resultieren, einschließlich angemessener Kosten zur Rechtsverteidigung.
(1) Der Dienst stellt Funktionen zur Verfügung, die standardmäßig deaktiviert sind und durch den Kunden (Tenant-Administrator) aktiviert werden können, insbesondere:
| Funktion | Voreinstellung | Mit Aktivierung verbundene Pflichten des Kunden |
|---|---|---|
| Unterschriftserfassung | deaktiviert | Prüfung Rechtsgrundlage Art. 6 DSGVO, ggf. Mitbestimmung |
| Zeiterfassung | deaktiviert | Mitbestimmung (§ 87 BetrVG), Information der Beschäftigten |
| Performance-Tracking | deaktiviert | Mitbestimmung, Hinweispflicht, Verhältnismäßigkeit |
| Foto-Upload | optional pro Check-in | Schulung der Servicekräfte (keine Personenfotos) |
| Manager-Audits | deaktiviert | Mitbestimmung, Information der Beschäftigten |
| Kundenfeedback-Modul | deaktiviert | Information der Endnutzer (Aushang/Hinweis am QR-Code) |
(2) Die Entscheidung über die Aktivierung optionaler Funktionen sowie die Prüfung der datenschutz-, arbeits- und sonstigen rechtlichen Zulässigkeit obliegt ausschließlich dem Kunden. Der Kunde verpflichtet sich, bei Aktivierung von Funktionen zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten die betroffenen Personen vor erstmaliger Nutzung gemäß Art. 13 DSGVO zu informieren sowie ggf. erforderliche Beteiligungsverfahren (insbesondere Betriebs- bzw. Personalrat, § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) durchzuführen.
(3) Der Kunde stellt den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (insbesondere Beschäftigter, Betriebsräte, Aufsichtsbehörden) frei, die aus einer Verletzung der in Abs. 2 genannten Pflichten resultieren, einschließlich angemessener Kosten zur Rechtsverteidigung.
(1) Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Mindestlaufzeit ergibt sich aus der gewählten Abrechnungsperiode (1 Monat bei monatlicher Buchung, 12 Monate bei Jahresbuchung).
(2) Der Vertrag kann vom Kunden jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode über die Selbstverwaltungsfunktion in der Mandanten-Instanz oder per E-Mail an support@scanqm.com gekündigt werden. Eine separate Kündigungsfrist ist nicht erforderlich.
(3) Bereits gezahlte Vergütungen werden bei vorzeitiger Kündigung innerhalb einer Abrechnungsperiode nicht erstattet. Dies gilt insbesondere für Jahresbuchungen.
(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei:
(5) Jede Kündigung bedarf der Textform (z. B. E-Mail).
(6) Der Beta-Plan und der Trial-Plan enden automatisch mit Ablauf der jeweiligen Laufzeit, ohne dass es einer Kündigung bedarf (vgl. § 5.2, § 5.3).
(1) Der Kunde kann während der gesamten Vertragslaufzeit seine Inhaltsdaten über die im Dienst bereitgestellten Exportfunktionen (insbesondere PDF- und Excel-Export der Check-ins, Berichte und Stammdaten) selbstständig herunterladen.
(2) Nach Beendigung des Vertrags wird die Mandanten-Instanz zunächst für 30 Tage in den Read-Only-Modus versetzt. In dieser Zeit kann der Kunde Datenexporte vornehmen.
(3) Nach Ablauf der 30-tägigen Frist werden die Daten des Kunden unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Auf Wunsch des Kunden kann anstelle der Löschung eine Rückgabe der Daten erfolgen; hierfür kann der Anbieter eine angemessene Vergütung verlangen und teilt dem Kunden vorab die Kosten mit.
(4) Datenexporte stehen ausschließlich in den vom Dienst unterstützten Formaten zur Verfügung. Ein Anspruch auf bestimmte Datenformate oder die Überführung in fremde Systeme besteht nicht.
(1) Der Anbieter gewährleistet die vertragsgemäße Bereitstellung des Dienstes nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung. Geringfügige Beeinträchtigungen oder unwesentliche Abweichungen sind kein Mangel.
(2) Die verschuldensunabhängige Haftung nach § 536a Abs. 1 BGB für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel ist ausgeschlossen.
(3) Der Anbieter haftet unbeschränkt:
(4) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) ist die Haftung des Anbieters auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine Kardinalpflicht ist eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.
(5) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(6) Die Haftung des Anbieters pro Schadensfall ist der Höhe nach begrenzt auf die vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis tatsächlich gezahlte Vergütung, höchstens jedoch auf 5.000,00 €. Bei mehreren Schadensereignissen innerhalb eines Kalenderjahres ist die Gesamthaftung des Anbieters auf die im selben Zeitraum gezahlte Vergütung begrenzt.
(7) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur in dem Umfang, in dem ein Datenverlust auch bei Erstellung regelmäßiger Datensicherungen durch den Kunden nicht vermeidbar gewesen wäre. Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßig Exporte seiner Daten anzufertigen.
(8) Für den Beta-Plan und den Trial-Plan ist die Haftung des Anbieters - auch für Folgeschäden - auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit begrenzt; Abs. 3 Satz 2 bis 4 bleibt unberührt.
(1) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen die Parteien einen separaten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Der AVV ist Bestandteil dieser AGB; im Widerspruchsfall gehen die Regelungen des AVV vor.
(2) Der Anbieter informiert in seiner Datenschutzerklärung (abrufbar unter scanqm.com/privacy) über die eigenen Verarbeitungen personenbezogener Daten.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, gegenüber den von der Verarbeitung in seiner Mandanten-Instanz betroffenen Personen seinen datenschutzrechtlichen Informations-, Auskunfts- und Löschpflichten nachzukommen. Der Anbieter unterstützt den Kunden hierbei im Rahmen der Regelungen des AVV.
(1) Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung zur Kenntnis gelangenden, als vertraulich bezeichneten oder erkennbar vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur zu den vertraglich vorgesehenen Zwecken zu verwenden.
(2) Diese Pflicht gilt auch über das Ende des Vertrags hinaus.
(3) Ausgenommen sind Informationen, die (a) zum Zeitpunkt der Mitteilung allgemein bekannt waren, (b) der empfangenden Partei bereits bekannt waren, (c) ihr durch einen Dritten ohne Verletzung von Geheimhaltungspflichten zugänglich gemacht wurden oder (d) aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind.
Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden - in der Regel mit Name und Logo - als Referenzkunden zu nennen, sofern der Kunde dem nicht widerspricht. Ein Widerspruch ist jederzeit per E-Mail an support@scanqm.com möglich.
(1) Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus zwingenden rechtlichen Gründen, zur Anpassung an die technische Weiterentwicklung des Dienstes oder aus sonstigen wichtigen Gründen erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.
(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen. Auf diese Folge weist der Anbieter in der Änderungsmitteilung gesondert hin.
(3) Im Widerspruchsfall hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Änderung.
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist - soweit gesetzlich zulässig - der Sitz des Anbieters (Rodgau/Offenbach). Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.
(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.
(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt diejenige wirksame und durchführbare Regelung, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Parteien mit der unwirksamen Bestimmung verfolgt haben. Gleiches gilt im Fall einer Regelungslücke.
(5) Eine Abtretung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag durch den Kunden bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Anbieters. Dies gilt nicht für Geldforderungen. Der Anbieter ist berechtigt, den Vertrag im Rahmen einer Unternehmensnachfolge oder eines Betriebsübergangs auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen; der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht von 30 Tagen.
Stand: Mai 2026
Legal
Software-as-a-Service Agreement ScanQM
The German version of these terms is legally binding under German law. This English translation is provided for convenience only.
(1) These GTC apply to all contracts between the Provider and the Customer regarding the use of the ScanQM Service, including the web application at scanqm.com and its tenant subdomains, as well as the mobile applications for iOS and Android.
(2) The Provider's offer is directed exclusively at entrepreneurs within the meaning of § 14 BGB, legal entities under public law, and special assets under public law. Contracts with consumers within the meaning of § 13 BGB are not concluded. By concluding the contract, the Customer confirms that they are acting in the exercise of their commercial or self-employed professional activity.
(3) The Customer's general terms and conditions do not apply, even if the Provider does not expressly object to them.
(4) The version of these GTC valid at the time of contract conclusion is decisive.
(1) The Provider provides the Customer with a cloud-based software solution for digital capture, management, and documentation of recurring control, cleaning, and maintenance processes. Functional scope overview:
(2) The specific scope of services depends on the plan chosen by the Customer (see § 5). The current feature descriptions are available at scanqm.com.
(3) The Provider reserves the right to further develop the Service and to add, modify, or remove features, provided that the essential service features are not impaired and this is reasonable for the Customer. Significant changes will be announced at least 30 days in advance.
(4) The Provider does not owe customization of the Service to individual wishes of the Customer unless expressly agreed.
(1) The presentation of the Service on scanqm.com does not constitute a binding offer but an invitation to submit an offer.
(2) By submitting the registration form and confirming the registration, the Customer submits a binding offer to conclude a usage contract. The contract is concluded upon confirmation by the Provider (typically by email after successful email verification and activation of the tenant instance).
(3) The contract text is stored by the Provider. The Customer receives confirmation by email.
(1) The Provider provides the Customer with the Service via the Internet. The handover point is the router output of the hosting provider's data center.
(2) The Provider strives for an average availability of the Service of 99.0% on an annual average, measured at the handover point. Excluded from availability are announced maintenance windows, outages due to force majeure, and disruptions outside the Provider's responsibility (e.g. Internet disruptions, upstream provider outages).
(3) Maintenance work will be performed outside regular business hours where possible. Planned maintenance with foreseeable impact will be announced at least 48 hours in advance by email.
(4) Necessary security updates may be deployed without prior notice.
(5) The availability of the mobile applications additionally depends on the respective app stores (Apple App Store, Google Play); disruptions of these platforms are outside the Provider's control.
The Service is offered in the following plans:
| Plan | QR Zones | Locations | Service Staff | Price (net) |
|---|---|---|---|---|
| Beta | unlimited | unlimited | unlimited | free (60 days) |
| Trial | 5 | 1 | 3 | free (30 days) |
| Starter | 10 | 3 | 5 | €29.00/month or €319.00/year |
| Pro | 100 | 20 | 20 | €79.00/month or €869.00/year |
| Enterprise | unlimited | unlimited | unlimited | €149.00/month or €1,639.00/year |
The current feature scope per plan is available at scanqm.com. The Provider operates under the small business VAT regulation according to § 19 UStG; prices do not include VAT. In case of a future change to standard taxation, the Provider will inform the Customer in due time; prices may then increase by the statutory VAT.
(1) The Beta Plan is provided free of charge for a period of up to 60 days and is intended exclusively for testing and evaluation purposes.
(2) The Service is provided "as is" in the Beta Plan. The availability guarantee under § 4 (2) does not apply. The Provider's liability is limited to intent and gross negligence (see § 11).
(3) The Provider may adjust, restrict, or discontinue the Beta Plan at any time. Data from the Beta Plan will be deleted 30 days after expiration unless a transition to a paid plan occurs.
(1) The Trial Plan is provided free of charge to new customers once for a period of up to 30 days. Extension or renewed use by the same Customer is excluded.
(2) Upon expiration of the trial period, the account is placed in read-only mode unless the Customer has previously booked a paid plan. Data will be deleted after a further 30 days unless a transition to a paid plan occurs.
(1) An upgrade to a higher plan is possible at any time and takes effect immediately. The Provider charges the price difference pro rata for the current billing period.
(2) A downgrade to a lower plan takes effect at the end of the current billing period. The Customer ensures that the limits applicable in the target plan (QR zones, service staff, locations) are observed. Otherwise, the Provider is entitled to deactivate excess records after prior request.
The Provider may offer optional additional modules (add-ons) for separate compensation. Booking is done within the tenant instance. These GTC apply correspondingly to add-ons.
(1) The prices applicable at the time of booking according to § 5.1 apply. All prices are net prices in Euro. VAT is not shown according to § 19 UStG.
(2) Invoicing takes place in advance for each billing period (monthly or yearly). When booking during an ongoing billing period, the advance fee is calculated pro rata.
(3) Invoices are transmitted electronically by email to the invoicing address provided by the Customer. The Customer consents to electronic invoicing.
(4) Payment is due 14 days net from the invoice date.
(5) Accepted payment methods are specified in the booking process and on the invoice (in particular bank transfer; additional payment methods such as SEPA direct debit or credit card may be made available). When using an external payment service provider (e.g. Stripe Payments Europe Ltd.), the Customer will be informed separately; the conditions of the respective provider apply additionally.
(6) In case of payment default, the Provider is entitled to:
(7) Customer set-off is only permissible with undisputed or legally established claims. The Customer is only entitled to a right of retention to the extent that their counterclaim is based on the same contractual relationship.
(8) The Provider is entitled to adjust prices once per calendar year with 60 days' notice. For price increases of more than 10%, the Customer has a special right of termination effective on the date of the change.
(1) The Provider grants the Customer a non-exclusive, non-transferable right to use the Service for their own business purposes for the duration of the contract.
(2) Transfer to third parties is only permitted within the scope of intended use (e.g. use by the Customer's own employees or subcontractors in the course of their task fulfillment).
(3) The Customer undertakes not to misuse the Service, in particular:
(4) The Customer is solely responsible for the content and data entered into the Service. They ensure that the entry and processing of this data in their tenant instance is lawful, in particular under GDPR, BDSG, and applicable employment and co-determination law.
(5) The Customer indemnifies the Provider from all third-party claims resulting from unlawful use of the Service by the Customer or breach of obligations under this § 7, including reasonable costs of legal defense.
(1) The Service provides features that are disabled by default and can be activated by the Customer (tenant administrator), in particular:
| Feature | Default | Customer obligations upon activation |
|---|---|---|
| Signature capture | disabled | Review legal basis Art. 6 GDPR, co-determination if applicable |
| Time tracking | disabled | Co-determination (§ 87 BetrVG), informing employees |
| Performance tracking | disabled | Co-determination, notice obligation, proportionality |
| Photo upload | optional per check-in | Training of service staff (no personal photos) |
| Manager audits | disabled | Co-determination, informing employees |
| Customer feedback module | disabled | Information for end-users (notice at QR code) |
(2) The decision to activate optional features as well as the assessment of data protection, employment, and other legal admissibility lies solely with the Customer. The Customer undertakes, upon activation of features for processing employee data, to inform the affected persons in accordance with Art. 13 GDPR before first use and to conduct any required participation procedures (in particular works/staff council, § 87 (1) no. 6 BetrVG).
(3) The Customer indemnifies the Provider from all third-party claims (in particular employees, works councils, supervisory authorities) resulting from a breach of the obligations under paragraph 2, including reasonable costs of legal defense.
(1) The contract is concluded for an indefinite period. The minimum term results from the chosen billing period (1 month for monthly booking, 12 months for annual booking).
(2) The Customer may terminate the contract at any time at the end of the current billing period via the self-service function in the tenant instance or by email to support@scanqm.com. A separate notice period is not required.
(3) Already paid fees will not be refunded upon early termination within a billing period. This applies in particular to annual bookings.
(4) The right to extraordinary termination for cause remains unaffected. A cause exists for the Provider in particular in case of:
(5) Any termination requires text form (e.g. email).
(6) The Beta Plan and Trial Plan end automatically upon expiration of their respective term without requiring termination (see § 5.2, § 5.3).
(1) During the entire contract term, the Customer can independently download their content data via the export functions provided in the Service (in particular PDF and Excel export of check-ins, reports, and master data).
(2) After termination of the contract, the tenant instance is initially placed in read-only mode for 30 days. During this period, the Customer can perform data exports.
(3) After expiration of the 30-day period, the Customer's data will be irrevocably deleted unless statutory retention obligations apply. At the Customer's request, the data may be returned instead of deleted; the Provider may charge reasonable compensation for this and will inform the Customer of the costs in advance.
(4) Data exports are available exclusively in formats supported by the Service. There is no entitlement to specific data formats or migration to third-party systems.
(1) The Provider warrants the contractual provision of the Service in accordance with the service description. Minor impairments or insignificant deviations are not a defect.
(2) Strict liability under § 536a (1) BGB for defects existing at the time of contract conclusion is excluded.
(3) The Provider is liable without limitation:
(4) In case of slightly negligent breach of essential contractual obligations (cardinal obligations), the Provider's liability is limited to the typical foreseeable damage. A cardinal obligation is an obligation whose fulfillment makes proper execution of the contract possible in the first place and on whose compliance the Customer regularly relies.
(5) Otherwise, the Provider's liability for slight negligence is excluded.
(6) The Provider's liability per damage event is limited in amount to the compensation actually paid by the Customer in the last twelve (12) months before the damage-causing event, but no more than €5,000.00. In case of multiple damage events within a calendar year, the Provider's total liability is limited to the compensation paid in the same period.
(7) For data loss, the Provider is only liable to the extent that the data loss would not have been avoidable even if regular data backups had been made by the Customer. The Customer is obliged to regularly create exports of their data.
(8) For the Beta Plan and Trial Plan, the Provider's liability - also for consequential damages - is limited to intent and gross negligence; paragraph 3 sentence 2 to 4 remains unaffected.
(1) To the extent the Provider processes personal data on behalf of the Customer, the parties conclude a separate Data Processing Agreement (DPA) under Art. 28 GDPR. The DPA is part of these GTC; in case of conflict, the provisions of the DPA prevail.
(2) The Provider informs about its own processing of personal data in its privacy policy (available at scanqm.com/privacy).
(3) The Customer is obliged to fulfill their data protection information, access, and deletion obligations vis-à-vis the persons affected by processing in their tenant instance. The Provider supports the Customer in this within the framework of the DPA provisions.
(1) The parties undertake to keep confidential all information designated as confidential or recognizably confidential of the other party that they become aware of in the course of contract performance and to use it only for the purposes provided for in the contract.
(2) This obligation also applies beyond the end of the contract.
(3) Excluded is information that (a) was generally known at the time of disclosure, (b) was already known to the receiving party, (c) was made accessible to them by a third party without breach of confidentiality obligations, or (d) must be disclosed due to statutory or official order.
The Provider is entitled to name the Customer - usually with name and logo - as a reference customer unless the Customer objects. An objection is possible at any time by email to support@scanqm.com.
(1) The Provider reserves the right to amend these GTC with effect for the future, provided this is necessary for compelling legal reasons, to adapt to the technical further development of the Service, or for other important reasons, and the Customer is not unreasonably disadvantaged thereby.
(2) Amendments will be communicated to the Customer in text form at least 30 days before they take effect. If the Customer does not object within 30 days after receipt of the notification, the amendments are deemed accepted. The Provider will specifically point out this consequence in the amendment notification.
(3) In case of objection, the Customer has a special right of termination effective on the date of the amendment.
(1) The law of the Federal Republic of Germany applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
(2) The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is - to the extent legally permissible - the seat of the Provider (Rodgau/Offenbach). The Provider is also entitled to sue the Customer at their general place of jurisdiction.
(3) Amendments and additions to this contract require text form. This also applies to the cancellation of this text form requirement.
(4) Should individual provisions of these GTC be or become invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions remains unaffected. The invalid or unenforceable provision shall be replaced by the valid and enforceable regulation whose effects come closest to the economic objective pursued by the parties with the invalid provision. The same applies in case of a regulatory gap.
(5) Assignment of rights and obligations under this contract by the Customer requires the prior written consent of the Provider. This does not apply to monetary claims. The Provider is entitled to transfer the contract to a legal successor in the course of a business succession or business transfer; in this case, the Customer has a special right of termination of 30 days.
Last updated: May 2026